Digitalisierung der Berliner Verwaltung - Ein agiles Online-Bürgeramt für Berliner und Unternehmen!

von Florian Stinner

Eine zukunftsorientierte und moderne Verwaltung, die die verbindliche, agile Ansprechpartnerin für die Bürger Berlins ist, muss Digitalisierung nutzen und vorantreiben. Damit meine ich primär die Ausstattung und Funktionsweise der Verwaltungseinheiten, die keinen Publikumsverkehr haben. Die digitale Aktenführung und digitale Vorgangsbearbeitung sparen Zeit, Platz, Papier und personelle Ressourcen, die für andere Verwaltungsaufgaben eingesetzt werden können. Aktenberge müssen nicht mehr mühselig mit Wagenladungen aus Archiven geholt oder mit LKWs, z.B. zwischen Behörden ausgetauscht werden. Ganz zu schweigen von nicht mehr erforderlichen Ausdrucken. Der Einsparungseffekt wäre also enorm. 

Doch dies gilt nur für neue Akten, die ab dem zukünftigen Zeitpunkt X digital geführt werden müssen. Zeitpunkt X deswegen, weil Staatssekretärin Sabine Smentek von der SPD unter Innensenator Geisel, ebenfalls SPD, den gesetzlichen Termin zur Einführung, 01.01.2023, nicht halten können wird. Anschließend muss noch die dringliche Frage der nachträglichen Digitalisierung von Altakten beantwortet werden, die bisher nur in Papierform vorliegen. Mit Hilfe der optical character recognition-Technologie (OCR genannt) ließen sich Akten scannen und so maschinell auslesbar in das digitale Aktensystem integrieren. Dies erfordert jedoch das händische Einlegen jeder Seite in einen OCR-fähigen Scanner und betrifft weit mehr als eine Milliarde Seiten Papier verschiedenen Formats.

Portrait Florian Stinner
Florian Stinner (Listenplatz 6) setzt sich für eine bürgernahe, digitale Verwaltung ein.

Derzeit erwecken große Teilen der Berliner Verwaltung nicht den Eindruck, dass sie diese Herausforderungen zeitnah angehen können oder deren Umsetzung planen, da auch in den letzten 20 Jahren die Umsetzung neuer Anforderungen und der Einsatz adäquater Technologien stets verschlafen oder verspätet umgesetzt wurden. So hapert es in der gesamten Verwaltung schon an der Grundausstattung. Es fehlen flächendeckend doppelte Bildschirme, kabellose Headsets und Diensttelefone, die fähig sind, mit diesen zu interagieren. 

Im Falle des Bezirksamtes Marzahn-Hellersdorf fehlt es an Scannern mit automatischem Papiereinzug und Duplex-Scan. In meiner persönlichen Erfahrung als Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung, war es nicht möglich, leeren Toner im Abteilungsdrucker innerhalb weniger Minuten oder Stunden auszuwechseln, um arbeitsfähig zu bleiben. Mein Team musste 8 Werktage darauf warten. Auch mit unzureichendem Speicherplatz auf Email-Servern müssen sich Mitarbeiter herumplagen.

Solange nicht einmal der Druckertoner innerhalb von Minuten ausgewechselt werden kann, wird das Land Berlin an einer erfolgreichen und zuverlässigen Digitalisierung seiner Akten und Dienstleistungen scheitern. Dieses Scheitern steht in direkter Verbindung mit dem schlechten Führungsstil auf politischer Ebene, wie der Fall von Ines Fiedler beispielhaft zeigt.

Die ehemalige Leiterin des IT-Dienstleistungszentrum (ITDZ) Ines Fiedler, die seit 2016 im ITDZ die Zügel in der Hand hielt, hat im Streit mit der Staatssekretärin Smentek – wenn man dem Tagesspiegel glaubt – ihren Platz geräumt. Somit wurde eine seit 2013 für die Digitalisierung zuständige Fachkraft von der SPD geleiteten Innenverwaltung vergrault. Dies ist ein Beispiele dafür, wie Machtkämpfe die Kernfunktion des ITDZ stark beeinträchtigen. Man muss dazu wissen, dass das ITDZ das Herzstück der digitalen Infrastruktur der Berliner Verwaltung ist. Jedes Stolpern des ITDZ hat somit direkte und ernsthafte Auswirkungen auf die Arbeitsfähigkeit der gesamten Berliner Verwaltung. 

Aus den politischen Machtstrukturen, die sich die SPD über die letzten 30 Jahre im Land Berlin geschaffen hat, muss eine Struktur der Pragmatik und Praktikabilität werden, die durch Wissen und Erfahrung des sachbearbeitenden und leitenden Personals gewonnen wird. Dort kennt man die technischen und strukturellen Probleme am besten und hat in der Regel Lösungsvorschläge parat, die oft aus politischen Gründen aber nicht umgesetzt werden oder gar nicht erst zur Sprache kommen sollen. 

Die geschilderten Probleme schlagen sich jedoch nicht nur innerhalb der Verwaltung nieder - die Leidtragenden sind im Endeffekt in den meisten Fällen die Berliner Bürger: Lange Wartezeiten auf Termine, Genehmigungen oder Bescheinigungen sind für Betroffene ein besonderes Ärgernis und führen nicht selten zu wirtschaftlichen Problemen. Ein weiterer Punkt ist die Geschwindigkeit, in der die Digitalisierung der Berliner Verwaltung voranschreitet. 

Die Lösung wäre ein vollständig digitales Angebot aller Verwaltungsdienstleitungen. Das Angebot von Online-Verfahren auf service.berlin.de umfasst mittlerweile zwar mehr als 100 Vorgänge, doch in Relation zum gesamten Dienstleistungskatalog des Landes Berlin ist das weniger als ein Prozent.

Hierbei gibt es jedoch ein grundlegendes Problem: Die Berliner Verwaltung könnte  komplett durch digitalisiert sein, doch gibt es viele Vorgänge, bei denen eine Digitalisierung durch Bundesgesetze blockiert wird. Ein gutes Beispiel ist der Personalausweis:  Das Personalausweisgesetz schreibt als Bundesgesetz das persönliche Erscheinen im Amt oder der Behörde vor. Eine Digitalisierung dieser Dienstleistung ist demnach sinnlos, solange die Bundesregierung das Personalausweisgesetz nicht ändert.

Auch die Bearbeitungszeiten von beantragten Dienstleistungen sind ein Problem, was wiederum an der undankbaren Bezahlung der Angestellten, an Dienstzeiten, die je nach Problemlage top down angepasst werden und der zu dünnen Personaldecke liegt. Mir ist ein Fall bekannt, bei dem ein Kollege nachts nur 2 Stunden (im Büro!) schlafen konnte, um die anstehende Arbeit in der vorgegebenen Zeit zu leisten. Löst man das Problem unzureichender Ressourcen in den Ämtern, profitieren alle Seiten an der Verbesserung der angebotenen Dienstleistungen und stärkt gleichzeitig das Vertrauen in den Rechtsstaat, der uns unkompliziert, schnell und zuverlässig versorgt.

Sparmaßnahmen in der öffentlichen Verwaltung seit Beginn der 2000er Jahre, die auch durch die SPD mitgetragen wurden und durch CDU in Form des Bankenskandals verursacht wurden, waren auch Sparmaßnahmen am Rechtsstaat. Denn dieser wird in dem Moment greifbar, in dem die Verwaltung für ihre Bürger da ist und sie in ausreichendem Maße zufriedenstellt. Ist er in der beschriebenen Form nicht zuverlässig, erodiert der Glaube an das demokratische System.

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